Monitoraggio bandi automatico vs liste di bandi: quale conviene alle PMI

Giovedì scorso, davanti a un caffè, Elena mi ha raccontato una storia che conosco a memoria: il commercialista le ha girato una lista di bandi "interessanti per la sua azienda" e quando è riuscita ad aprirla, dieci giorni dopo, metà delle scadenze era già passata e due sportelli si erano chiusi da settimane. Elena manda avanti una falegnameria di dieci persone: tra produzione, clienti e fornitori, il tempo per leggere elenchi di bandi deve andarselo a rubare la sera.

La risposta alla domanda del titolo te la do subito, senza giri: per una piccola impresa il monitoraggio bandi automatico conviene quasi sempre, anche rispetto alle liste a pagamento. Un bando vive settimane, non mesi, e una lista statica invecchia il giorno stesso in cui viene spedita. Le liste restano utili come fotografia iniziale, per capire cosa c'è in giro; come strumento di lavoro quotidiano, no. Ti racconto perché, con calma, come faremmo al tavolino del bar.

Le liste di bandi invecchiano come il pane

Un bando non è un libro che aspetta paziente su uno scaffale: è più simile al pane. La mattina è fragrante, la sera è ancora buono, dopo una settimana è un fermacarte. E i bandi, spesso, hanno tempi anche più stretti del pane.

Pensa al ciclo tipico di un bando regionale: esce sul portale un martedì qualunque, con una finestra di presentazione che va da qualche settimana a un paio di mesi. Sembra tempo in abbondanza. Poi però succedono due cose. La prima: dentro quella finestra ci devi far stare la decisione ("partecipiamo o no?"), il confronto con il commercialista, la raccolta dei documenti. La seconda: certi bandi sono "a sportello", cioè chiudono quando finiscono i fondi, e sui bandi appetibili i fondi finiscono prima della scadenza ufficiale. Arrivi secondo con una domanda perfetta e ti restano le carte e la delusione.

E c'è un dettaglio che chi lavora con le liste conosce bene: i bandi cambiano in corsa. Si modifica un requisito, ogni tanto qualcuno viene ritirato. Una lista che era corretta lunedì può contenere, il giovedì, un bando che nel frattempo ha cambiato faccia: è la vetrina di un negozio che ha già abbassato la saracinesca.

Aggiungici l'ultimo inciampo: quando la lista arriva a te. Se viene preparata a inizio mese e spedita a fine mese, tre settimane di finestra sono già bruciate prima ancora di cominciare.

Cosa c'è davvero dentro una lista a pagamento

Facciamo l'inventario onesto. Una lista di bandi a pagamento, e ne girano tante, dalle associazioni di categoria ai portali specializzati, contiene di solito nome del bando, ente erogatore, importo indicativo, scadenza e un link. Il formato è quasi sempre un PDF o un foglio di calcolo che arriva via email, con cadenza più o meno regolare.

Quanto costa? In genere qualche centinaio di euro l'anno: è un ordine di grandezza, poi varia da fornitore a fornitore. Ma il problema, te lo dico da consulente, non è mai il prezzo. Sono altri due.

Il primo: la lista è uguale per tutti. Lo stesso documento che riceve un'azienda meccanica di Brescia arriva a uno studio di architettura di Bari. Poi tocca a te fare lo scarto: leggi decine e decine di righe per trovarne tre che ti riguardano, e quelle tre vanno comunque verificate a mano sul sito dell'ente. Quante ore sono? E chi ce le ha, quelle ore, in una PMI? Se sei il titolare, te le stai togliendo dalla produzione e dai clienti.

Il secondo: la freschezza, che abbiamo già incontrato. Ti arriva il giovedì quello che era vero il lunedì. È il paradosso di Elena: paghi per l'informazione, ma l'informazione è già vecchia quando la apri.

Come funziona il monitoraggio bandi automatico, in pratica

Qui cambia la prospettiva, ed è il motivo per cui il confronto con le liste è quasi sleale. Il monitoraggio automatico non ti manda "tutti i bandi": ti manda i tuoi.

Sotto il cofano il meccanismo è semplice da raccontare. Un sistema tiene d'occhio in continuazione le fonti che contano: i portali nazionali, i bandi delle regioni, le camere di commercio, gli avvisi europei. Ogni volta che compare un avviso nuovo, lo legge e lo confronta con il tuo profilo.

E il tuo profilo, cosa contiene? Le cose che diresti a voce:

• il tuo settore, così una falegnameria non riceve i bandi per l'agritech;
• la tua regione, perché gran parte dei soldi per le PMI viaggia su canali regionali;
• la dimensione dell'impresa, perché certi bandi sono pensati per le micro e altri per chi ha più dipendenti.

Quando esce qualcosa che combacia, ricevi un avviso: subito, oppure come riepilogo quotidiano o settimanale, come preferisci. Non devi più cercare: la notizia ti viene incontro. E non è una comodità da pigri: chi arriva per primo decide con calma, prepara i documenti con margine e, sui bandi a sportello, si presenta quando i fondi ci sono ancora.

È per questo che in NestD abbiamo costruito NestD Bandi Search: le fonti vengono osservate di continuo, l'alert parte solo quando il bando incontra il tuo profilo e tutto gira in locale, sul tuo computer, con i tuoi filtri che restano affari tuoi. Ma il punto, più dello strumento, è il cambio di passo: da ricerca a notifica.

Tre domande che valgono un contratto

Che tu scelga un monitoraggio o resti sulle liste, ci sono tre domande che ti salvano sempre. Falle a chi ti propone una soluzione e ascolta la risposta:

• "Ogni quanto aggiornate i dati?" La risposta onesta è "ogni giorno o più spesso". Se ti dicono "ogni mese", stai comprando pane di un mese fa.
• "Gli avvisi sono personalizzati?" Se non ti chiedono almeno settore e regione, non ti stanno vendendo un servizio: ti stanno mandando un bollettino. Uguale per tutti, qui, è sinonimo di inutile.
• "Quali fonti coprite?" Servono sia le fonti nazionali sia le regionali, e per una PMI le regionali sono spesso le più ricche. Un servizio che guarda solo Roma ti fa perdere metà del quadro.

Poi fai una verifica pratica: prendi l'ultimo avviso che hai ricevuto e controlla tu, sul sito dell'ente, che lo sportello sia ancora aperto. Due minuti che valgono un contratto.

Il conto finale: quanto costa un bando perso

Arriviamo al punto che interessa davvero: i soldi.

Un anno di monitoraggio automatico costa, in genere, lo stesso ordine di grandezza di una lista a pagamento: qualche centinaio di euro, con le dovute variazioni. Prendiamola come ipotesi di lavoro e confrontiamola con l'altra colonna del conto, quella che nessuno scrive mai: il bando perso.

Fai conto che un bando tipico per le PMI parli di contributi a fondo perduto di decine di migliaia di euro, potrebbero essere venti come duecentomila, l'ordine di grandezza non cambia il ragionamento. Perderne uno perché l'hai scoperto tardi significa rinunciare a quella cifra per un anno, e a volte per sempre, perché non tutti i bandi tornano. Anche un solo bando perso ogni tre, quattro, cinque anni ripaga lustri di monitoraggio: il conto non è nemmeno divertente, è imbarazzante.

E c'è un risparmio di cui nessuno parla: il monitoraggio ti dice anche cosa ignorare. Sapere che solo una piccola parte dei bandi usciti quest'anno ti riguarda è una liberazione. Smetti di consumare ore a scartare, e quelle ore tornano a fare impresa.

Domande frequenti sul monitoraggio bandi automatico

Il monitoraggio automatico sostituisce il consulente? No, e non deve. Ti sostituisce nella parte meccanica, cercare e scartare, e lascia a te o al consulente la parte che conta: decidere se partecipare e costruire la domanda. Molti consulenti, anzi, ringraziano: ricevono i bandi già filtrati.

Ogni quanto arrivano gli avvisi? Dipende da come li imposti: puoi riceverli appena un bando combacia col tuo profilo, oppure come riepilogo quotidiano o settimanale. La frequenza la scegli tu, in base ai tuoi ritmi.

Esistono alternative gratuite alle liste a pagamento? Sì: associazioni di categoria, camere di commercio ed enti pubblicano rassegne gratuite. Il limite però è lo stesso: sono uguali per tutti e invecchiano in fretta. E il gratis, se ti fa perdere un bando, diventa il servizio più caro del mondo.

Quanto tempo mi fa risparmiare? Dipende da quante fonti seguivi a mano. Qualitativamente: passi dal "cercare ogni tanto, con la coda dell'occhio" al "leggere solo quello che mi riguarda". Il tempo recuperato è quello dello scarto.

E se un bando esce mentre sono in ferie? Nessun dramma: l'avviso ti aspetta. E visto che le finestre dei bandi durano settimane, tornare dalle ferie con ancora margine davanti è tutta un'altra storia rispetto a scoprire per caso, a ottobre, l'opportunità di giugno.